Uw cateringbedrijf voorbereiden op een grootschalig evenement
Is uw cateringsbedrijf klaar voor een grootschalig evenement?
Elk ervaren cateringsbedrijf weet dat er een groot verschil is tussen het succesvol verzorgen van een kleiner of middelgroot evenement en dat van een grootschalig evenement.
Grote evenementen die grote menigten trekken, kunnen een keerpunt betekenen voor cateringsbedrijven. Als ze met finesse worden uitgevoerd, kunnen deze grote evenementen u ver boven de concurrentie plaatsen.
Helaas kan uw eerste grootschalige evenement uw cateringsbedrijf maken of breken. Als het niet goed wordt aangepakt, kunnen grootschalige evenementen uw reputatie ruïneren.
De winter in het Verenigd Koninkrijk is een seizoen dat met zijn kerstmarkten en luxueuze feestjes meer kansen biedt om uw eerste grootschalige evenement te winnen, maar dergelijke evenementen kunnen het hele jaar door voorkomen, met zomerfestivals, bruiloften, beurzen en evenementen met beroemdheden.
Als het uw eerste grootschalige evenement is, kunt u een aantal technieken toepassen om ervoor te zorgen dat uw cateringsbedrijf klaar is voor een grootschalig cateringevenement en dit met stijl tot een succes maakt.
Budgetplanning en offertes voor uw grootschalige cateringevenement
Zorgvuldige budgettering en planning zijn cruciaal wanneer uw cateringsbedrijf is geboekt voor een evenement van elke omvang. Echter, het kan veel uitdagender worden voor een grootschalig cateringevenement als u dit nog nooit eerder hebt gedaan.
Vraag altijd naar geschatte aantallen gasten of het verwachte aantal bezoekers en bekijk de gegevens van voorgaande jaren als het een jaarlijks evenement is.
Hoewel u het misschien gemakkelijk hebt gevonden om offertes te geven voor al uw eerdere evenementen, wees dan verstandig en geef niet meteen een exact bedrag voor een groot evenement. Het is acceptabel en wordt verwacht dat u een prijsindicatie geeft als richtlijn voor potentiële klanten, maar neem de tijd om alle benodigde details van uw klant te verzamelen, een menu te plannen en een idee te krijgen van het aantal gasten voordat u een exacte prijs berekent.
Wanneer u uw eerste aanvraag voor het evenement ontvangt, doe dan uw uiterste best om het budget van de klant te achterhalen om vast te stellen of u daadwerkelijk winst kunt maken op het evenement en of het de moeite waard is.
Cateringbenodigdheden en -uitrusting inkopen
U heeft misschien uw voorkeursleveranciers voor eten, serviesgoed en cateringuitrusting, maar uw huidige voorraad voldoet mogelijk niet aan de behoeften van een grootschalig evenement.
Als het om grotere evenementen gaat, is minder nooit meer. Na het inschatten van de benodigde hoeveelheid eten voor het aantal gasten, moet u altijd een grotere hoeveelheid eten plannen, zodat u niet tekortkomt.
U moet voldoende catering benodigdheden hebben, zodat u niet voortdurend servies en serveerwerk moet wassen en opnieuw in gebruik nemen midden in een evenement met een hoog tempo en hongerige gasten. Dat zou uw service aanzienlijk vertragen.
Houd tijdens het evenement in de gaten wat er wordt geconsumeerd, zodat u lege borden en schalen zo snel mogelijk kunt vervangen door verse voorraad.
Kies het menu zorgvuldig
Wees voorzichtig bij het kiezen van recepten en het samenstellen van menu's voor een grootschalig evenement.
Soms hebben klanten een duidelijk idee van wat ze willen geserveerd en soms laten ze de uiteindelijke beslissingen over aan uw cateringsbedrijf. Bij het verzorgen van een groot evenement moet u een menu plannen dat lekker is, maar niet zo complex dat het serveren vertraagt wanneer er honderden of duizenden gasten mogelijk zijn.
Plan een mix van gerechten, waarvan sommige niet warm geserveerd hoeven te worden; dit geeft u extra tijd.
Plan menu's die zoveel mogelijk voorbereiding en voedselbereiding vóór het evenement mogelijk maken zonder de smaak te beïnvloeden. Sommige gerechten lenen zich niet goed voor dit proces, en daarom is het zo belangrijk om uw menu van tevoren te plannen.
Als uw klant het menu bepaalt en sommige van hun keuzes uitdagingen met zich meebrengen op grote schaal, probeer dan met hen te onderhandelen en advies te geven.
U kunt nooit te veel voorbereiding hebben bij het verzorgen van een groot evenement
Bereid wat u kunt van tevoren voor
Het van tevoren bereiden en voorbereiden van eten bespaart veel tijd bij een groot evenement, maar laat delicate gerechten niet op verwarmingsplanken staan, omdat dit uw gerechten vaak uitdroogt en de smaak ruïneert.
Daarom is het belangrijk om bij een evenement met een zitmenu enkele koude en kamertemperatuur gerechten te plannen en alleen warme gerechten vers op de avond zelf te bereiden.
Voor warme gerechten zijn groenten veel gemakkelijker van tevoren te bereiden dan vlees of vis. Het snijden van groenten kost veel tijd en kan gemakkelijk van tevoren worden gedaan zonder de smaak te beïnvloeden. Kies groenten op het hoogtepunt van hun rijpheid en blancheer en schrik ze, en vries ze vervolgens voor uw evenement in. Dit zal hun bereidingstijd op de avond van het evenement aanzienlijk verkorten en de smaak en versheid behouden.
Sommige vleeswaren en sauzen kunnen van tevoren worden bereid en nog steeds fantastisch smaken, vooral als u investeert in een vacuümverpakkingsmachine.
Caterings ondersteunen
bij elke stap
Door u aan te melden, stemt u in met de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid.
"Sinds we het Kitchway Business Account hebben ingericht, zijn we erin geslaagd geld te besparen en de efficiëntie te verhogen. Het is geweldig om een directe accountmanager te hebben om mee samen te werken.”
Tania-
Paklijsten plannen
Uw cateringsbedrijf zou zeer bekend moeten zijn met paklijsten voor cateringevenementen van elke omvang, maar deze worden nog belangrijker bij grootschalige evenementen. Een gemist of slecht verpakt item kan bij drukkere, complexere evenementen rampzalig uitpakken.
Zorg voor een gedetailleerde lijst die al uw personeel kent en begrijpt. Zorg ervoor dat uw team de items die ze op de locatie als eerste nodig hebben, indien mogelijk, bovenop verpakt. Vermijd het onderaan verpakken van delicate items.
Als u items dicht bij elkaar verpakt, voorkomt u dat ze verschuiven en beschadigen tijdens het transport.
Zorg ervoor dat iedereen zijn rol kent
Dit is een van de belangrijkste voorbereidingsstappen voor een grootschalig cateringevenement. Als deze stap misgaat, zal uw cateringsbedrijf het evenement waarschijnlijk niet meer kunnen redden.
Geef nooit één personeelslid te veel taken. Geef iedereen een duidelijke, specifieke rol, zoals het bereiden van een bepaald gerecht of deel van een gerecht, wassen, serveren of opmaken en presenteren.
Houd een duidelijk systeem aan met details over in welke volgorde taken moeten worden uitgevoerd. Het is essentieel dat uw team het plan duidelijk begrijpt en dat er uitstekende communicatie is tussen het personeel en uw organisatie-team om het evenement soepel te laten verlopen.
De locatie verkennen
Wanneer u een groot evenement verzorgt, moet u ver vóór de avond van het evenement vragen om de locatie te bekijken. U ziet welke cateringuitrusting er al aanwezig is en wat u zelf moet leveren. Het personeel kan zich vertrouwd maken met de indeling en dat maakt het makkelijker om uw bereidings- en serviesystemen voor de grote dag te plannen.
Bonustip – Elk cateringevenement is anders
Ongeacht de omvang is elk cateringevenement anders. Een kerstmarkt, festival of bruiloft zal veel verschillen en vereisten hebben, ongeacht de schaal, en dit zal ook uw menu beïnvloeden.
Het is altijd goed om grootschalige evenementen aan te pakken als uw team en hoofdorganisator eerder ervaring hebben gehad met vergelijkbare evenementen op kleinere schaal.
Kitchway hebt met een breed scala aan succesvolle cateringsbedrijven samengewerkt en we weten wat de winnaars onderscheidt – voorbereiding. Er is geen reden waarom u niet kunt doorgaan van alleen kleinere evenementen verzorgen naar het beheersen van grootschalige cateringevenementen, zolang u maar dit eenvoudige advies opvolgt en uw cateringbenodigdheden grondig van tevoren plant.