Ist Ihr Catering-Unternehmen bereit für eine Großveranstaltung?

Jedes erfahrene Catering-Unternehmen weiß, dass es einen großen Unterschied zwischen der erfolgreichen Durchführung einer kleineren oder mittelgroßen Veranstaltung und einer Großveranstaltung gibt.

Großveranstaltungen, die große Menschenmengen anziehen, können für Catering-Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein, und wenn sie mit Finesse durchgeführt werden, können diese Großveranstaltungen zum Erfolg führen Du der Konkurrenz um Längen voraus. 

Leider kann Ihre erste Großveranstaltung Ihr Catering-Geschäft entscheidend beeinflussen. Wenn Großveranstaltungen nicht gut gehandhabt werden, können sie Ihrem Ruf schaden.

Der Winter in Großbritannien ist eine Jahreszeit, die mehr Chancen auf den ersten Platz bietet großer Maßstab Mit seinen Weihnachtsmärkten und luxuriösen Partys gibt es ein großes Ereignis, aber diese Veranstaltungen können zu jeder Jahreszeit stattfinden, da Sommerfeste, Hochzeiten, Ausstellungen und Promi-Partys das ganze Jahr über ein Phänomen sind.

Wenn es sich um Ihre erste Großveranstaltung handelt, können Sie eine Reihe von Techniken anwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Catering-Unternehmen für eine große Catering-Veranstaltung bereit ist und diese mit Stil durchführen wird.

Budgetplanung und Angebotserstellung für Ihre große Catering-Veranstaltung

Sorgfältige Budgetierung und Planung Ist Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Ihr Catering-Unternehmen für eine Veranstaltung jeder Größe gebucht wird. Allerdings kann es bei einer großen Catering-Veranstaltung weitaus schwieriger werden, wenn Sie noch nie zuvor eine solche Veranstaltung geleitet haben.

Fragen Sie immer nach der geschätzten Gästezahl oder dem prognostizierten Besucherandrang und werfen Sie einen Blick auf die Daten früherer Jahre, wenn es sich um eine jährliche Veranstaltung handelt.

Auch wenn es Ihnen vielleicht leicht gefallen ist, Angebote für alle Ihre früheren Veranstaltungen abzugeben, sollten Sie bei einer Großveranstaltung lieber nicht gleich ein genaues Angebot abgeben. Es ist akzeptabel und wird erwartet, dass Sie eine Preisspanne als Anhaltspunkt angeben prospektiv Nehmen Sie sich jedoch Zeit, alle notwendigen Details von Ihrem Kunden zu erfahren, ein Menü zu planen und eine Vorstellung von der Gästezahl zu haben, bevor Sie einen genauen Preis berechnen.

Wenn Sie Ihre erste Anfrage für die Veranstaltung erhalten, versuchen Sie Ihr Bestes, um das Budget des Kunden zu ermitteln, um festzustellen, ob Sie mit der Veranstaltung einen Gewinn erzielen können und ob es sich lohnt.

Beschaffung von Catering-Zubehör und -Ausrüstung

Möglicherweise haben Sie Ihre bevorzugten Lieferanten für Lebensmittel, Geschirr und Catering-Ausrüstung, aber Ihr aktueller Bestand deckt möglicherweise nicht den Bedarf einer Großveranstaltung ab.

Bei größeren Veranstaltungen gilt: Weniger ist nie mehr. Nach der Schätzung erforderlich Essen für die Anzahl der Gäste, von denen Sie immer eine größere Menge einplanen sollten Essen, damit es dir nicht ausgeht.

Sie müssen über ausreichend Verpflegung verfügen  Lieferungen sodass Sie Ihren Tisch nicht ständig abwaschen und wiederverwenden müssen Serviergeschirr mitten in einer hektischen Veranstaltung mit hungrigen Gästen. Das würde Ihren Service erheblich verlangsamen. 

Behalten Sie während der Veranstaltung den Verbrauch im Auge, damit Sie leere Teller und Tabletts schnellstmöglich durch frische Vorräte ersetzen können.

Wählen Sie das Menü sorgfältig aus

Seien Sie bei der Auswahl der Rezepte und der Zusammenstellung der Menüs bei der Bewirtung einer Großveranstaltung vorsichtig.

Manchmal haben Kunden eine genaue Vorstellung davon, was sie wollen serviert und manchmal überlassen sie die endgültige Entscheidung Ihrem Catering-Unternehmen. Wenn Sie eine Großveranstaltung ausrichten, müssen Sie ein Menü planen, das angenehm, aber nicht so komplex ist, dass es die Bedienung verlangsamt, wenn Hunderte oder Tausende von Gästen in Frage kommen.

Planen Sie eine Mischung aus Speisen ein, von denen einige nicht heiß serviert werden müssen, das verschafft Ihnen mehr Zeit.

Planen Sie Menüs, die möglichst viel Vorkochen und Essenszubereitung vor der Veranstaltung ermöglichen, ohne zu verderben Geschmack. Manche Gerichte eignen sich für diesen Prozess nicht, weshalb es so wichtig ist, Ihr Menü im Voraus zu planen.

Wenn Ihr Kunde das Menü diktiert und einige seiner Entscheidungen bei einer Großveranstaltung eine Herausforderung darstellen, versuchen Sie, mit ihm zu verhandeln und ihm Ratschläge zu geben.

Beim Catering einer großen Veranstaltung kann man nie zu viel Vorbereitung haben

Bereiten Sie im Voraus vor, was Sie können

Das Kochen und Vorbereiten von Speisen im Voraus spart bei einer großen Veranstaltung viel Zeit. Lassen Sie empfindliche Speisen jedoch nicht auf Warmhaltetabletts liegen, da dies Ihre Gerichte oft austrocknet und den Geschmack beeinträchtigt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, bei einer Veranstaltung mit Sitzgelegenheiten einige kalte und zimmerwarme Gerichte einzuplanen und warme Gerichte am Abend nur frisch zuzubereiten. 

Für warme Gerichte lässt sich Gemüse viel einfacher im Voraus zubereiten als Fleisch oder Fisch. Das Zerkleinern von Gemüse ist sehr zeitaufwändig und kann problemlos im Voraus erledigt werden, ohne den Geschmack zu beeinträchtigen. Wählen Sie Gemüse mit höchster Reife aus und blanche und schockieren Sie sie, dann frieren Sie sie vor Ihrer Veranstaltung ein. Dadurch wird die Kochzeit am Veranstaltungsabend deutlich verkürzt und Geschmack und Frische bleiben erhalten.

Einige Fleischsorten und Soßen können im Voraus zubereitet werden und schmecken trotzdem fantastisch, insbesondere wenn Sie in eine Vakuumverpackungsmaschine investieren.

Packlisten planen

Ihr Catering-Unternehmen sollte mit Packlisten für Catering-Events jeder Größe bestens vertraut sein, bei Großveranstaltungen werden diese jedoch noch wichtiger. Ein verpasster oder schlecht verpackter Artikel kann bei geschäftigeren und komplexeren Veranstaltungen eine Katastrophe bedeuten.

Halten Sie eine detaillierte Liste bereit, die alle Ihre Mitarbeiter kennen und verstehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Gegenstände, die es zuerst am Veranstaltungsort benötigt, nach Möglichkeit oben einpackt. Vermeiden Sie es, empfindliche Gegenstände unten einzupacken.

Wenn Sie die Artikel dicht nebeneinander verpacken, verhindert dies ein Verrutschen und Beschädigungen beim Transport.

Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle kennt

Dies ist einer der wichtigsten Vorbereitungsschritte für eine große Catering-Veranstaltung. Wenn dieser Schritt fehlschlägt, wird Ihr Catering-Unternehmen die Veranstaltung wahrscheinlich nicht mehr retten können.

Geben Sie einem Mitarbeiter niemals zu viele Aufgaben. Geben Sie jedem eine klar festgelegte Rolle, z. B. das Zubereiten eines bestimmten Gerichts oder eines Teils eines Gerichts, das Abwaschen, das Servieren oder Anrichten und Präsentieren.

Verfügen Sie über ein klares System mit Details darüber, welche Auftragsaufgaben ausgeführt werden sollen. Es ist wichtig, dass Ihrem Team der Plan klar ist und eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Ihrem Organisationsteam besteht, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.

Den Veranstaltungsort auskundschaften

Wenn Sie eine Großveranstaltung ausrichten, sollten Sie rechtzeitig vor dem Veranstaltungsabend nach einer Besichtigung des Veranstaltungsortes fragen. Sie sehen, welches Catering-Equipment bereits vorhanden ist und was Sie noch mitbringen müssen. Das Personal kann sich mit dem Layout vertraut machen und es erleichtert die Planung Ihrer Koch- und Serviersysteme für den großen Tag.

Bonus-Tipp – Jede Catering-Veranstaltung ist anders

Unabhängig von der Größe ist jede Catering-Veranstaltung anders. Ein Weihnachtsmarkt, ein Festival oder eine Hochzeit wird unabhängig von der Größe viele Unterschiede und Anforderungen haben, und dies wird sich auch auf Ihr Menü auswirken.

Es ist immer gut, es anzupacken großer Maßstab Veranstaltungen, wenn Ihr Team und der Hauptorganisator bereits Erfahrung mit ähnlichen Veranstaltungen in kleinerem Umfang haben.

Kitchway haben Wir haben mit einer Vielzahl erfolgreicher Catering-Unternehmen zusammengearbeitet und wissen, was die Gewinner auszeichnet – die Vorbereitung. Es gibt keinen Grund, warum Sie nicht von der reinen Bewirtung kleinerer Veranstaltungen zur Bewältigung großer Catering-Veranstaltungen übergehen können, solange Sie diesen einfachen Rat befolgen und Ihre Catering-Ausstattung gründlich im Voraus planen.