Votre entreprise de restauration est-elle prête pour un événement à grande échelle ?

Toute entreprise de restauration chevronnée sait qu’il existe une grande différence entre organiser avec succès un événement de petite ou moyenne taille et un événement à grande échelle.

Les grands événements attirant de grandes foules peuvent changer la donne pour les entreprises de restauration et, s'ils sont organisés avec finesse, ces grands événements peuvent mettre toi tête et épaules au-dessus des concurrents. 

Malheureusement, votre premier événement à grande échelle peut faire ou défaire votre entreprise de restauration. S’ils ne sont pas bien gérés, les événements à grande échelle peuvent être désastreux pour votre réputation.

L'hiver au Royaume-Uni est une saison qui offre davantage d'opportunités de gagner votre premier grande échelle événement avec ses marchés de Noël et ses fêtes luxueuses, mais ces événements peuvent survenir à tout moment de l'année avec des festivals d'été, des mariages, des expositions et des fêtes de célébrités, un phénomène tout au long de l'année.

S'il s'agit de votre premier événement à grande échelle, il existe un certain nombre de techniques que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre entreprise de restauration est prête pour un événement de restauration à grande échelle et qu'elle le réalisera avec style.

Planification budgétaire et devis pour votre événement de restauration à grande échelle

Budgétisation et planification minutieuses est crucial lorsque votre entreprise de restauration est réservée pour un événement de toute taille. Cependant, cela peut devenir beaucoup plus difficile pour un événement de restauration à grande échelle si vous n’en avez jamais organisé auparavant.

Demandez toujours une estimation du nombre d'invités ou une fréquentation prévue et jetez un œil aux données des années précédentes s'il s'agit d'un événement annuel.

Même si vous avez peut-être trouvé facile de donner des devis pour tous vos événements précédents, évitez de donner immédiatement un devis exact pour un grand événement. Il est acceptable et attendu que vous donniez une fourchette de prix à titre indicatif éventuel client mais donnez-vous le temps d'extraire tous les détails nécessaires de votre client, planifiez un menu et une idée du nombre d'invités avant de calculer un prix exact.

Lorsque vous recevez votre demande initiale pour l'événement, faites de votre mieux pour découvrir le budget du client afin de déterminer si vous pouvez réellement tirer un profit de l'événement et si cela en vaut la peine.

Approvisionnement en fournitures et équipements de restauration

Vous avez peut-être vos fournisseurs préférés pour la nourriture, vaisselle et du matériel de restauration, mais votre stock actuel ne répond peut-être pas aux besoins d'un événement à grande échelle.

Lorsqu’il s’agit d’événements de plus grande envergure, moins n’est jamais plus. Après avoir estimé requis nourriture pour le nombre d'invités, vous devez toujours prévoir une plus grande quantité de nourriture nourriture, pour ne pas en manquer.

Vous devez avoir suffisamment de restauration fournitures afin que vous n'ayez pas constamment besoin de laver et de réutiliser la table et ustensiles de service au milieu d'un événement au rythme effréné avec des invités affamés. Cela ralentirait considérablement votre service. 

Pendant l'événement, surveillez ce qui est consommé afin de pouvoir remplacer le plus rapidement possible les assiettes et les plateaux vides par des provisions fraîches.

Choisissez soigneusement le menu

Soyez prudent lorsque vous choisissez des recettes et créez des menus lorsque vous préparez un événement à grande échelle.

Parfois, les clients auront une idée précise de ce qu’ils veulent servi et parfois, ils laisseront la décision finale à votre entreprise de restauration. Lorsque vous organisez un grand événement, vous devez planifier un menu qui sera agréable mais pas si complexe qu'il ralentisse le service lorsque des centaines ou des milliers d'invités sont possibles.

Prévoyez un mélange d'aliments, dont certains n'auront pas besoin d'être servis chauds, cela vous donnera plus de temps.

Planifiez des menus qui permettent autant de pré-cuisson et de préparation des aliments que possible avant l'événement sans gâcher saveur. Certains plats se prêtent mal à ce processus, c’est pourquoi il est si important de planifier votre menu à l’avance.

Si votre client dicte le menu et que certains de ses choix présentent des défis lors d'un événement à grande échelle, essayez de négocier avec lui et de lui offrir des conseils.

Vous ne pouvez jamais avoir trop de préparation lorsque vous organisez un grand événement

Préparez ce que vous pouvez à l’avance

Cuisiner et préparer les aliments à l'avance vous fera gagner beaucoup de temps lors d'un grand événement, mais évitez de laisser des aliments délicats sur des plateaux chauffants, car cela assècherait souvent vos plats et en gâcherait la saveur.

C'est pourquoi il est important de prévoir des plats froids et à température ambiante lors d'un repas assis et de ne cuisiner que des plats chauds frais le soir. 

Pour les plats chauds, les légumes sont bien plus faciles à préparer à l’avance que la viande ou le poisson. Hacher les légumes prend beaucoup de temps et peut être facilement fait à l'avance sans affecter le goût. Sélectionnez les légumes à pleine maturité et blanche et choquez-les, puis figez-les avant votre événement. Cela réduira considérablement leur temps de cuisson le soir de l’événement et conservera le goût et la fraîcheur.

Certaines viandes et sauces peuvent être préparées à l’avance tout en conservant un goût fantastique, surtout si vous investissez dans une machine d’emballage sous vide.

Planifier les listes d'emballage

Votre entreprise de restauration doit être très familière avec les listes de colisage pour les événements de restauration de toute taille, mais celles-ci deviendront encore plus importantes lors d'événements à grande échelle. Un article manqué ou mal emballé peut entraîner un désastre lors d’événements plus chargés et plus complexes.

Ayez une liste détaillée que tout votre personnel connaît et comprend. Assurez-vous que votre équipe emballe en haut les articles dont elle aura besoin en premier sur le site, lorsque cela est possible. Évitez d’emballer quoi que ce soit de délicat au fond.

Si vous emballez des articles rapprochés, cela évitera tout déplacement et tout dommage pendant le transport.

Assurez-vous que chacun connaît son rôle

Il s’agit de l’une des étapes de préparation les plus cruciales pour un événement de restauration à grande échelle. Si cette étape échoue, votre entreprise de restauration ne sera probablement pas en mesure de sauver l'événement.

Ne confiez jamais trop de tâches à un membre du personnel. Donnez à chacun un rôle clairement défini, comme préparer un plat particulier ou une partie de plat, laver, servir ou dresser et présenter.

Disposez d'un système clair avec des détails sur les tâches de commande qui doivent être effectuées. Il est essentiel que votre équipe soit claire sur le plan et qu'il y ait une excellente communication entre le personnel et votre équipe d'organisation pour que l'événement se déroule sans problème.

Délimiter le lieu

Lorsque vous organisez un grand événement, vous devez demander à voir le lieu bien avant la soirée de l'événement. Vous verrez quel matériel de restauration est déjà présent et ce que vous devrez fournir. Le personnel pourra se familiariser avec l'aménagement et cela facilitera la planification de vos systèmes de cuisson et de service pour le grand jour.

Astuce bonus – Chaque événement de restauration est différent

Quelle que soit sa taille, chaque événement de restauration est différent. Un marché de Noël, un festival ou un mariage présentera de nombreuses différences et exigences, quelle que soit son ampleur, et cela affectera également votre menu.

Il est toujours bon de s'attaquer grande échelle événements si votre équipe et l’organisateur principal ont déjà participé à des événements similaires à plus petite échelle.

Cuisine avoir Nous avons travaillé avec un large éventail d'entreprises de restauration à succès et nous savons ce qui distingue les gagnants : la préparation. Il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas passer de la simple restauration d’événements de petite taille à la maîtrise d’événements de restauration à grande échelle, à condition de suivre ces conseils simples et de planifier minutieusement vos fournitures de restauration à l’avance.